RODO w call center

Zacznijmy od, zdaje się, najprostszego zagadnienia – określenia, co to są dane osobowe i czy w naszym przypadku możemy w ogóle mówić, że przetwarzamy dane osobowe. Najlepiej odnieść się do definicji danych osobowych, zarówno zawartej w ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. jak i RODO.

RODO definiuje, że „dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować,

w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”

Natomiast zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i interpretacji GIODO, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.  Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu i działań. Danymi osobowymi będą zatem zarówno takie dane, które pozwalają na określenie tożsamości konkretnej osoby, jak i takie, które nie pozwalają na jej natychmiastową identyfikację, ale są, przy pewnym nakładzie kosztów, czasu i działań, wystarczające do jej ustalenia. Daną osobową będzie taka informacja, która pozwala na ustalenie tożsamości danej osoby, bez nadzwyczajnego wysiłku i nakładów, zwłaszcza przy wykorzystaniu łatwo osiągalnych i powszechnie dostępnych źródeł. Poza zakresem przedmiotowej definicji znajdzie się zatem taka informacja, na podstawie której identyfikacja osoby wymagać będzie nieracjonalnych, nieproporcjonalnie dużych nakładów kosztów, czasu lub działań.

O ile świat byłby piękniejszy, gdyby przepisy prawa były jasne, i nie wymagały interpretacji, a definicje wyczerpywały temat. W praktyce postępowania z danymi osobowymi nie istnieje jednak zamknięty zbiór informacji, mówiący co daną osobową jest a co nie. Co więcej – ten sam zestaw danych w niektórych przypadkach jest z definicji danymi osobowymi a w innym nie. Dowolne dane są danymi osobowymi tylko dla tych, którzy mają możliwość powiązania ich z konkretną osobą  lub są w stanie ją ustalić. Dla tych, którzy tej możliwości nie mają, te same dane nie są danymi osobowymi. Np. lista numerów telefonów dla operatora telekomunikacyjnego powinna być z definicji uznana za dane osobowe, ponieważ łatwo jest on w stanie na jej podstawie ustalić kto kryje się pod konkretnym numerem, natomiast w większości pozostałych przypadków jest to tylko lista ciągów cyfr nie mająca wiele wspólnego z danymi osobowymi.

W przypadku call center, pierwotnie zaimportowana do systemu call center lista numerów, staje się zbiorem danych osobowych w miarę jak konsultanci zapisują imiona i nazwiska rozmówców.

W związku z tym, że nie istnieje żaden zamknięty zbiór określający zakres, co należy dokładnie traktować jako dane osobowe, zazwyczaj przy rozstrzyganiu, czy określone zbiory stanowią dane osobowe, nieuniknione jest dokonanie  zindywidualizowanej analizy w świetle aktualnych przepisów.

W praktyce należy przyjąć, że  dowolna informacja dotycząca osoby fizycznej, umożliwiająca jej identyfikację stanowi  dane osobowe.

Niniejszy artykuł nie stanowią porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Informacje zawarte w artykułach stanowią wyraz poglądów autorów na tematy związane z treścią przepisów prawa. Autorzy wpisów nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.