Czy numer telefonu to dana osobowa

W związku z ogromna ilością zapytań, dotyczących wątpliwości, czy numer telefonu należy uznać za dane osobowe, wracamy do tematu poruszonego w artykule Rodo w call center. Czy numer telefonu to dane osobowe. W artykule tym rozważaliśmy kwestie, kiedy numer telefonu jest daną osobową, a kiedy jest nic nie znaczącym ciągiem cyfr.

Niejednoznaczność interpretacji zapisów rozporządzenia unijnego powoduje, że nawet sądy w podobnych sprawach wydają rozbieżne decyzje. Z doświadczenia zauważamy, że w większości przypadków przetwarzanie samej listy numerów (w postaci jej przechowywania, utrwalania itp) nie jest uznawane za przetwarzanie danych osobowych, natomiast prowadzenie celowych działań telemarketingowych z wykorzystaniem tej samej listy, może już spowodować kwalifikację naszych działań jako przetwarzanie danych osobowych.

Trzymając się sztywno przepisów, za dane osobowe musimy uznać ten zbiór informacji, który umożliwia jednoznaczne (bezpośrednie lub pośrednie) zidentyfikowanie fizycznej osoby.  A więc czy lista numerów telefonów którą masz zamiar obdzwonić może zostać uznana za zbiór danych osobowych? Rozpatrując ten dylemat, należy rozważyć kwestię, czy można na jej podstawie bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osoby fizyczne. Z jednej strony sama lista numerów nic nam nie powie o danych osobowych ich właścicieli, jednak z drugiej strony wykonując połączenie telefoniczne możemy po drugiej stronie usłyszeć od samego zainteresowana resztę informacji identyfikujących tę osobę, a wtedy chcąc nie chcąc nasze działania mogą kwalifikować się pod przepisy RODO. Pozostaje pytanie co z tymi informacjami zrobimy. Jeśli je w jakikolwiek sposób utrwalisz, zapiszesz lub nagrasz, wtedy mamy coraz mniej wątpliwości, że przetwarzasz zbiór danych osobowych. Zdarza się, że już samo imię i numer telefonu są uznawane za zbiór danych jednoznacznie identyfikujących fizyczną osobę.

Dysponując listą numerów, należy również zastanowić się nad kontekstem, dla kogo zbiór ten jest zbiorem danych osobowych i co z tego wynika. Jeśli np. call center otrzymuje zlecenie wykonania anonimowych ankiet telefonicznych na zlecenie operatora telekomunikacyjnego, rozmowy nie są nagrywane, a scenariusz rozmowy nie przewiduje pytania o jakiekolwiek dane identyfikujące rozmówcę – możesz uznać, że po twojej stronie nie dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Natomiast po stronie operatora zestaw numerów telefonów jest jak najbardziej zbiorem danych osobowych (operator jest w stanie łatwo zidentyfikować fizyczną osobę po numerze telefonu), dlatego operacje na zbiorze numerów telefonów są dla operatora przetwarzaniem danych osobowych.

Kolejny dylemat, kiedy lista naszych klientów staje się zbiorem danych osobowych. W kontaktach handlowych standardowo wykorzystywane są rozmowy telefoniczne i korespondencja mailowa. Standardem jest również zapisywanie kontaktów handlowych w pamięci telefonu komórkowego. Dodatkowo, aby ułatwić handlowcom pracę i zunifikować procesy sprzedażowe, firmy często korzystają z Systemu Call Center, gdzie tak jak do telefonu komórkowego wpisywane są wszelkie kontakty handlowe. O ile wprowadzenie danych do Systemu Call Center jest przez przedsiębiorców poważnie traktowane jako przetwarzanie danych osobowych, to gromadzenia tych samych informacji w komórce, często jest bagatelizowane. RODO na szczęście zdjęło obowiązek rejestracji zbiorów danych osobowych, lecz często nasze służbowe komórki są pełne danych osobowych, należy więc zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie.

Na koniec pamiętajmy, że wprowadzenie RODO nie zdejmuje w żaden sposób zapisów ustawy z 5 grudnia 2014 roku, o prawach konsumenta, która zakazuje kontaktów telemarketingowych bez uprzedniej zgody klienta. Tutaj co prawda również zdarzają się rozbieżne interpretacje, co więcej znany jest przypadek, gdzie sąd uznał możliwość kontaktu telefonicznego z klientem w celu uzyskania zgody na marketing bezpośredni, jednak UOKIK niezmiennie uważa, że taka interpretacja jest błędna i kontakt telefoniczny w celu pozyskania zgody jest sprzeczny z prawem.   Wszelkie więc pomysły z telemarketingiem, bez używania danych osobowych, jest sprzeczny z obowiązującymi już od kilku lat w Polsce przepisami.

Niniejszy artykuł nie stanowią porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Informacje zawarte w artykułach stanowią wyraz poglądów autorów na tematy związane z treścią przepisów prawa. Autorzy wpisów nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.